إشعار الخصوصية

من نحن

آريز نوتس منتج لحوكمة الاجتماعات: يلتقط الاجتماعات، ويكتب محاضرها، ويسجّل القرارات المتّخذة فيها، ويتابع الالتزامات التي قُطعت خلالها. تشغّله شركة آريز إيه آي ("نحن")، ومقرها المسجّل في عمّان، الأردن، ولها مكاتب في القاهرة الجديدة والرياض ودبي وواشنطن.

يوضّح هذا الإشعار كيف نتعامل مع البيانات الشخصية في آريز نوتس وعلى موقعه الإلكتروني وعند تواصلك معنا. وهو يسري على مستخدمي آريز نوتس، وعلى المشاركين في الاجتماعات التي تُلتقط به، وعلى كل من يتواصل معنا.

دورنا

• حسابات المؤسسات. المؤسسة صاحبة الحساب هي التي تقرّر ما يُلتقط ولأي غرض، فهي المتحكّم في بيانات اجتماعاتها وبيانات أفرادها. وآريز إيه آي معالِج لحسابها، لا تتعامل مع تلك البيانات إلا وفق تعليماتها وبموجب شروط معالجة البيانات.
• الخطط الفردية. أنت المسؤول عن الاجتماعات التي تلتقطها، وتعالج آريز إيه آي محتواها لحسابك بموجب شروط معالجة البيانات. وآريز إيه آي هي المتحكّم في بيانات حسابك.
• سجلاتنا الخاصة. آريز إيه آي هي المتحكّم في بيانات الحسابات والفوترة اللازمة لإدارة أعمالها، وفي بيانات من يتواصل معنا أو يطلب عرضًا توضيحيًا.

إذا كانت بياناتك ضمن حساب مؤسسة، فإن إشعار الخصوصية الخاص بتلك المؤسسة يسري عليك أيضًا، وهي جهة تواصلك الأولى.

البيانات الشخصية التي نتعامل معها

• بيانات الحساب: الاسم، وعنوان البريد الإلكتروني المهني، والدور، وعضوية اللجان، واللغة، والمنطقة الزمنية.
• بيانات الاجتماع: تفاصيل الاجتماع، والمدعوّون والحضور، وجدول الأعمال، والأوراق والمستندات المرفقة به.
• النصوص المفرّغة: ما قيل في الاجتماع، مع اسم المتحدث ووقت حديثه. وحين تختار اللجنة ذلك، صياغة للنص العربي باللغة العربية الفصحى أيضًا.
• التسجيلات: صوت الاجتماعات وصورتها، على النحو المبيّن في القسم التالي.
• مخرجات الاجتماع: المحاضر، والقرارات، وبنود العمل مع المكلّفين بها ومواعيد استحقاقها تاريخًا ووقتًا، والاعتمادات، والتوقيعات الإلكترونية.
• البصمات الصوتية، وذلك فقط حين تستخدم المؤسسة ميزة التعرّف على المتحدثين، ولها قسم مستقل أدناه.
• المشاركون الخارجيون: أشخاص من خارج المؤسسة يُدعَون إلى اجتماع، أو يُوجَّه إليهم سؤال، أو يُطلب منهم التوقيع. نحتفظ بأسمائهم وعناوين بريدهم الإلكتروني وبما يقومون به عبر الروابط الشخصية التي نرسلها إليهم. وليس لهم حساب في المنتج.
• بيانات الفوترة: الخطة والفواتير والمدفوعات: مبلغ كل دفعة ونتيجتها والمرجع الذي يصدره لها مزوّد الدفع. تُدخَل بيانات البطاقة في نموذج الدفع الخاص بـ HyperPay وحده، ولا تصل إلى آريز نوتس ولا نحفظها، ولا يُحفظ شيء لدفعات لاحقة: فكل دفعة تبدأها أنت بنفسك.
• سجلات الاستخدام والتدقيق: من قام بماذا في الحساب ومتى، ومقدار ما استُهلك من حدود الخطة.
• السجلات التقنية: سجلات الطلبات الواردة إلى الخدمة، نحتفظ بها لتشغيلها وحماية أمنها.
• الاستفسارات: ما ترسله إلينا عند طلب عرض توضيحي أو عند مراسلتنا.

محتوى الاجتماع هو كل ما يختار الحاضرون قوله، لذا قد يتضمّن أي نوع من البيانات الشخصية، بما فيها البيانات الحساسة. والمؤسسة هي التي تقرّر ما يُلتقط. ونتلقّى البيانات المتعلقة بالمشاركين الخارجيين وبالأشخاص الذين يُذكرون في الاجتماع من المؤسسة صاحبة الحساب، لا منهم مباشرة.

التسجيلات وكيف تصل إلينا

• التسجيلات المرفوعة تُحفظ في مساحة التخزين الخاصة بالمؤسسة.
• مساعد التدوين في آريز نوتس ينضم إلى الاجتماع حين تستخدمه المؤسسة. يظهر في الاجتماع باسم "AriesNotes"، وينشر في محادثة الاجتماع، حيث تتيح ذلك، تنبيهًا بأنه يفرّغ الحديث نصًّا. ويُحفظ الصوت الذي يلتقطه في مساحة التخزين الخاصة بالمؤسسة.
• تسجيلات Microsoft Teams لا تُنسخ. نحتفظ بمرجع إليها، ونشغّلها من Microsoft مباشرة حين يفتحها أحد. أما النص المفرّغ الذي ينتجه Teams فنحفظه.
• الإملاء الصوتي يُرسَل لتفريغه نصًّا.

تُحفظ التسجيلات إلى أن يُحذف الاجتماع الذي تنتمي إليه، ولا يوجد جدول للحذف التلقائي.

التقاط الاجتماع قرار تتّخذه المؤسسة، وإبلاغ الحاضرين به مسؤوليتها كذلك. وحيث يشترط القانون موافقة كل مشارك، فالحصول عليها مسؤولية المؤسسة. يدعم المنتج هذا الالتزام ولا يحلّ محلّه.

التعرّف على المتحدثين والبصمات الصوتية

التعرّف على المتحدثين ميزة اختيارية، يمكن للمؤسسة تفعيلها كي تقترح نصوصها المفرّغة هوية المتحدث. وتعتمد الميزة على البصمات الصوتية، وهي بيانات حيوية (بيومترية) نعاملها معاملة البيانات الحساسة.

• ما البصمة الصوتية. تمثيل رقمي لصوت الشخص، يُنشأ من عيّنة صوتية لا تتجاوز ثلاثين ثانية.
• الموافقة. يسجّل الشخص بصمته الصوتية بنفسه بعد أن يمنح موافقته الصريحة. ولا يجوز لمسؤول في مؤسسته تسجيلها نيابةً عنه إلا بموافقة الشخص الصريحة، التي تحصل عليها المؤسسة وتحتفظ بما يثبتها، ويؤكّدها المسؤول عند التسجيل.
• ما نحتفظ به. البصمة الصوتية وحدها، مشفّرة. أما العيّنة فتُرسَل إلى مزوّد خدمة التعرّف على المتحدثين لإنشاء البصمة، ولا نحتفظ بها.
• ما تُستخدم له. لا تُستخدم إلا لاقتراح هوية المتحدث في اجتماعات المؤسسة نفسها، من بين المدعوّين إلى الاجتماع. ولا تُقارَن أبدًا عبر المؤسسات. ويُعرض الاقتراح على أنه اقتراح، ويمكن لأي شخص مخوَّل تصحيح أي اسم.
• مدة الاحتفاظ. إلى أن يحذفها الشخص أو أحد المسؤولين، أو يُعطَّل حساب الشخص، أو تُحذف بيانات المؤسسة، أيّ ذلك أسبق.
• سحب الموافقة. يمكن للشخص حذف بصمته الصوتية في أي وقت، ويمكن للمسؤول حذفها عنه. ولا يُلغي الحذف ما تمّ قبله.

ولفصل أصوات المتحدثين في التسجيل، يُرسَل صوت الاجتماع أيضًا إلى المزوّد نفسه.

كيف نستخدم البيانات الشخصية ولماذا

• لتقديم الخدمة بموجب اتفاقنا معك أو مع مؤسستك: التقاط الاجتماعات وتفريغها، وإعداد المحاضر والقرارات وبنود العمل المقترحة، وجمع الاعتمادات والتوقيعات، وإرسال التذكيرات والمتابعات، وعرض ما يحق لكل شخص الاطلاع عليه فقط.
• لإرسال الرسائل التي تعتمد عليها الخدمة: الدعوات والتذكيرات وطلبات التوقيع والفواتير وإشعارات الحساب، وتُرسَل من العنوان no-reply@ariesai.ai.
• لفوترة الخطط والاحتفاظ بالسجلات التي يفرضها قانون الضرائب.
• لحماية أمن الخدمة وضمان عملها، ومنع إساءة استخدامها، والاحتفاظ بسجل التدقيق، وذلك استنادًا إلى مصلحتنا المشروعة في تشغيل خدمة آمنة.
• للرد على الاستفسارات وترتيب العروض التوضيحية التي تطلبها.
• لاقتراح المتحدثين من أصواتهم، وذلك فقط بالموافقة الصريحة المبيّنة أعلاه.
• للوفاء بالالتزامات القانونية والاستجابة للطلبات المشروعة من الجهات المختصة.

أما البيانات الواردة في حساب مؤسسة، فالمؤسسة هي التي تحدّد الأساس القانوني لالتقاط اجتماعاتها، ونحن نعمل وفق تعليماتها.

لا نبيع البيانات الشخصية ولا نستخدمها للإعلان. ولا نستخدم محتوى اجتماعات عملائنا لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي.

الذكاء الاصطناعي والمعالجة الآلية

يستخدم آريز نوتس الذكاء الاصطناعي لتفريغ التسجيلات والإملاء الصوتي نصًّا؛ ولإعداد المحاضر والقرارات وبنود العمل المقترحة؛ ولاقتراح اللجنة التي ينتمي إليها الاجتماع؛ وللترجمة بين العربية والإنجليزية؛ ولإعادة صياغة النصوص العربية بالفصحى حين تطلب اللجنة ذلك؛ ولصياغة اقتراحات مساعد الجدولة؛ ولاقتراح هوية المتحدث حين تكون ميزة التعرّف على المتحدثين مفعّلة.

كل ما ينتجه الذكاء الاصطناعي اقتراح يراجعه البشر. ويؤكّد إنسانٌ كل التزام قبل أن يُلزم أحدًا. ولا يُتّخذ أي قرار ذي أثر قانوني أو أثر جوهري مماثل على أي شخص بوسائل آلية وحدها.

من يعالج البيانات لحسابنا

لا نشارك البيانات الشخصية إلا مع مزوّدي الخدمات الذين يساعدوننا في تشغيل آريز نوتس، بموجب اتفاقات مكتوبة، وبالقدر الذي يحتاجه كل منهم فقط. ويعالجونها لتقديم خدماتهم لنا بموجب تلك الاتفاقات.

• Microsoft Azure: استضافة التطبيق وقاعدة البيانات وتخزين الملفات ومفاتيح التشفير والسجلات، ونماذج الذكاء الاصطناعي اللغوية ونماذج تحويل الكلام إلى نص.
• ElevenLabs: تفريغ التسجيلات المرفوعة وصوت مساعد التدوين والإملاء الصوتي نصًّا.
• pyannoteAI: فصل أصوات المتحدثين في تسجيلات الاجتماعات، وإنشاء البصمات الصوتية ومطابقتها.
• Microsoft 365: إيصال الرسائل الإلكترونية التي نرسلها.
• HyperPay: المدفوعات بالبطاقات.

وحين تربط المؤسسة منصة اجتماعات، مثل Microsoft Teams، نقرأ منها تفاصيل الاجتماعات وتسجيلاتها ونصوصها المفرّغة وفق تعليمات المؤسسة.

وقد نفصح عن البيانات الشخصية حين يفرض القانون ذلك، أو لحماية حقوق الأشخاص وسلامتهم. وإذا أُعيدت هيكلة أعمال آريز إيه آي أو نُقلت، فقد تنتقل البيانات إلى الجهة الخلف بالالتزامات ذاتها.

أين تُحفظ بياناتك

يعمل آريز نوتس على Microsoft Azure في منطقة شمال الإمارات (UAE North)، وفيها قاعدة البيانات وتخزين الملفات والتطبيقات ومفاتيح التشفير والسجلات جميعها. ولكل مؤسسة مخطط مستقل في قاعدة البيانات وحاوية تخزين مستقلة.

وتجري بعض المعالجة خارج الإمارات:

• تفريغ الكلام نصًّا لدى ElevenLabs يُعالَج خارج الإمارات.
• نماذج الذكاء الاصطناعي اللغوية تعمل على Microsoft Azure OpenAI. نموذجنا الرئيسي منشور في منطقة شمال الإمارات بنوع نشر عالمي، لذا قد تعالج Microsoft الطلب في أي من مناطقها. ونموذج تحويل الكلام إلى نص الذي يمكن استخدامه للتفريغ منشور في وسط السويد (Sweden Central) بنوع نشر عالمي أيضًا، فينطبق عليه الأمر نفسه.
• فصل أصوات المتحدثين والبصمات الصوتية تُعالَج لدى pyannoteAI خارج الإمارات.
• إيصال الرسائل الإلكترونية يتم عبر Microsoft 365.
• المدفوعات بالبطاقات تعالجها HyperPay عبر نقطة الاتصال الأوروبية لديها.

وحين تنتقل البيانات الشخصية خارج البلد الذي جُمعت فيه، يخضع كل نقل لضمانات تعاقدية مع المزوّد — البنود التعاقدية القياسية للاتحاد الأوروبي أو ما يعادلها مما يتيحه القانون الواجب التطبيق — ونُعلمك عند الطلب بما ينطبق منها.

ما سبق يصف خدمتنا السحابية، وهي الطريقة التي يُقدَّم بها آريز نوتس افتراضيًا. ويمكن، عند الطلب وبموجب اتفاق مكتوب مستقل، نشر آريز نوتس بدلًا من ذلك على البنية التحتية الخاصة بالمؤسسة، في مقرّها أو في سحابتها الخاصة. وعندئذ تبقى بيانات المؤسسة في تلك البيئة، ويكون مكان استضافتها والمزوّدون الذين يعالجونها وفق ما ينص عليه ذلك الاتفاق.

مدة الاحتفاظ بالبيانات

• ما دام الحساب مفتوحًا، تُحفظ بياناته إلى أن تحذفها المؤسسة. أما الاجتماعات التي تشكّل السجل الرسمي — المحاضر المعتمدة والقرارات والالتزامات والتوقيعات — فلا يستطيع المستخدمون حذفها، كي يبقى السجل كاملًا.
• التسجيلات تُحفظ إلى أن يُحذف الاجتماع الذي تنتمي إليه.
• البصمات الصوتية تُحفظ على النحو المبيّن في قسمها.
• عند إغلاق الحساب تنتهي جميع جلسات الدخول فورًا. ونحذف بيانات الحساب خلال 90 يومًا من إغلاقه، ما لم يفرض القانون علينا الاحتفاظ بها مدة أطول. وتزول النسخ الاحتياطية ونسخ الاستعادة خلال 14 يومًا إضافية.
• السجلات التقنية تُحفظ 30 يومًا.
• الفواتير وسجلات الفوترة تُحفظ المدة التي يفرضها قانون الضرائب.

ويمكن للمؤسسة، قبل إغلاق حسابها، أن تطلب منا نسخة من بياناتها، ونقدّمها عند الطلب بصيغة شائعة الاستخدام وقابلة للقراءة آليًا.

أمن البيانات

• الاتصالات بالخدمة وبقاعدة البيانات وبالتخزين مشفّرة.
• البيانات المخزّنة مشفّرة لدى مزوّد الخدمة السحابية.
• كلمات المرور لا تُحفظ إلا بصيغة تجزئة Argon2id.
• بيانات الاعتماد وأسرار الاتصال ورموز الوصول والبصمات الصوتية مشفّرة أيضًا على مستوى التطبيق، بمفاتيح محفوظة في Azure Key Vault.
• الوصول داخل الحساب محكوم بدور كل شخص وعضويته في اللجان.
• كل إجراء ذي أثر يُدوَّن في سجل تدقيق لا يمكن تعديله.
• يُقفَل الحساب بعد محاولات دخول فاشلة متكرّرة.

وإذا علمنا بخرق للبيانات الشخصية يمسّ بياناتك، نُبلغ المؤسسة المتأثرة دون تأخير غير مبرَّر، وفي جميع الأحوال خلال 48 ساعة من علمنا به، ونُخطر الجهات المختصة والأشخاص المتأثرين حيث يفرض القانون ذلك.

حقوقك

بحسب القانون الذي يسري عليك، يحق لك:

• الاطلاع على البيانات الشخصية المحفوظة عنك والحصول على نسخة منها؛
• تصحيح البيانات غير الدقيقة؛
• حذف البيانات؛
• تقييد استخدامها؛
• الاعتراض على استخدامها، بما في ذلك الاستخدام القائم على المصالح المشروعة؛
• الحصول على البيانات التي قدّمتها بصيغة قابلة للنقل؛
• سحب موافقتك في أي وقت، كأن تحذف بصمتك الصوتية؛
• تقديم شكوى إلى الجهة المختصة بحماية البيانات في البلد الذي تقيم أو تعمل فيه.

إذا كانت بياناتك ضمن حساب مؤسسة، فوجّه طلبك إلى تلك المؤسسة، فهي التي تقرّر ما يُحفظ عنك، ونحن نساعدها في الرد. وإن راسلتنا مباشرة، نُحيل طلبك إلى المؤسسة. أما البيانات التي نحتفظ بها بصفتنا متحكّمًا فراسلنا بشأنها مباشرة. وقد نطلب منك التحقق من هويتك، ونردّ خلال المدة التي يتيحها القانون الواجب التطبيق.

القوانين التي يراعيها هذا الإشعار

صُمّم آريز نوتس ليدعم عملاءه في الوفاء بالتزاماتهم بموجب قوانين حماية البيانات في البلدان التي يُستخدم فيها، ومنها:

• قانون حماية البيانات الشخصية الأردني رقم (24) لسنة 2023؛
• المرسوم بقانون اتحادي إماراتي رقم (45) لسنة 2021 بشأن حماية البيانات الشخصية؛
• نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية؛
• قانون حماية البيانات الشخصية المصري رقم (151) لسنة 2020؛
• اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي والمملكة المتحدة، حيث تنطبق.

وحيث تختلف هذه القوانين، فإن القانون الذي يسري عليك هو الذي يحدّد حقوقك.

الأطفال

آريز نوتس موجَّه إلى المؤسسات والبالغين، وليس موجَّهًا إلى من هم دون الثامنة عشرة، ولا نجمع بياناتهم الشخصية عن علم.

التعديلات على هذا الإشعار

نحدّث هذا الإشعار حين يتغيّر المنتج أو القانون. ويظهر رقم الإصدار وتاريخ سريانه أعلى هذه الصفحة. وإذا كان التعديل جوهريًا، نُبلغ مسؤولي الحسابات بالبريد الإلكتروني قبل سريانه بثلاثين يومًا على الأقل.

تواصل معنا

لم نعيّن مسؤولًا لحماية البيانات بموجب القانون؛ وتُوجَّه الأسئلة والطلبات المتعلقة بالخصوصية إلى info@ariesai.ai. ونردّ بالعربية أو الإنجليزية، باللغة التي تكتب بها.